Office办公软件使用技巧Word操作指南Excel操作教程PPT怎么使用

现在的办公工作，应该都离不开Office的三件套了吧，Word、PPT、Excel几乎都是办公人员的标配了。不过即使每天都在和它们打交道，你对它们的功能都熟悉吗？知道这样操作它们可以更快地完成工作吗？如果不清楚的话，那就来看看这篇图文教程，全面的了解下你的这个工作伙伴。

Word实用技巧

我们日常使用Word，主要都是作文档的编辑处理，这些操作看起来简单，但也是有许多要学习的东西在里面，它们不仅可以帮助我们更好地使用Word，还可以将办公学习的效率提高好几倍。

1、自动编号

（1）点击“文件”-“选项”，在窗口中选择“校对”，点击“自动更正选项”按钮；
（2）选择“键入时自动套用格式”选项卡，勾选“自动标号列表”；
（3）在文档页面，当输入第一个序号后换行，就会自动将新行“继续编号”，实现自动编号；如果不想在该行编号，按下“Ctrl+Z”撤销即可。

2、默认排版

（1）点击工具栏中“样式”选项卡中的小三角，选择“创建样式”；
（2）点击弹窗中的“修改”，进入新样式的编辑窗口；
（3）点击“格式”，对新样式的字体、段落、编号等排版相关项进行设置；
（4）按下“Ctrl+A”全选文档内容，应用该样式。

3、取消红线

（1）点击“文件”-“选项”，进入Word选项卡；
（2）点击“校对”，把“在Word中更正拼写和语法时”下的勾选全部取消。

4、字体嵌入

（1）点击“文件”-“选项”，选择“保存”；
（2）勾选“将字体嵌入文件”（为了不让文件太大不易传输，建议将“仅嵌入文档中使用的字符”一并勾选），确定。

5、压缩文档

（1）下载“迅捷PDF转换器”，点击“PDF的其他操作”-“PDF压缩”；
（2）点击“添加文件”选择文档，“开始转换”。

6、打印技巧

（1）点击“文件”-“选项”，在“显示”中的“打印选项”选择勾选（如设置了文档背景色，要将“打印背景色和图像”勾选）；
（2）按下“Ctrl+P”进入打印，在右方预览窗口查看文档内容排版等；
（3）点击“页面设置”，在“页边距”“纸张”“版式”“文档网格”等选项卡下对文档的打印参数进行调整。

7、文档查看修改痕迹

（1）打开文档，点击“审阅”-“修订”；
（2）在文档中进行编辑，页面中会自动出现修订痕迹；
（3）选择“接受”菜单中的选项，选择对文档中修订的操作。

二、Word快捷键

使用快捷键是提高Word办公效率的有效手段，接下来按Word快捷键的使用情景，介绍下那些常用的快键键。

1、基本操作
2、编辑操作
3、排版操作

PPT实用技巧

1、自动编号

查看PPT的时候，我们可能会想要知道，PPT已经展示到了哪个地方，那可以通过编号来查看。

（1）打开你的PPT文档，然后点击“插入”选项卡，在其中找到“文本”选项组，然后点击“幻灯片编号”。
（2）在弹出的“页眉和页脚”窗口中，勾选“幻灯片编号”。
（3）完成设置后，点击“应用”按钮，就可以在幻灯片中显示对应的编号了。
（4）完成编码后，可以对字号、字体颜色等进行设置，同时还可以对编码的位置进行调整。只要双击右下角的编码，就可以在“格式”选项中，选择对应的功能进行设置了。

2、默认字体

在PPT中编写内容时，要是想要每个页面的字体都是一样的，可以怎么设置？

（1）可以打开PPT，然后在文本框中输入内容，再选择自己喜欢的字体。
（2）然后选中文本框，右键点击它，在选项卡中，选中“设置为默认文本框”。
（3）这样在文本框中输入的内容，就都是刚刚设置的字体了。

3、母版设置

不知道有多少人知道母版是什么东西，其实就比如说，有多个幻灯片中，都需要用到同样的元素，那我们只需要设置一次，然后通过母版，就可以在所有的幻灯片中都显示一样的内容。

（1）可以新建一个空白的PPT，然后在一个空白页中，添加需要重复出现在每一页PPT的内容。
（2）然后选择菜单栏中的“视图”选项，找到其中的幻灯片母版视图选项。
（3）将元素复制到母版的第一页中，就可以创建母版了。
（4）要是想要自由添加空白页版式的话，可以插入母版，新建一个没有元素的母版，然后选择“关闭母版视图”。
（5）在制作PPT的过程中，也可以将添加元素的默认创建页，变成空白页。只要选中页面，然后在“开始”选项中，找到“版式”按钮，就可以选中所需的页面版式了。

4、字体嵌入

我们有没有试过，就是将制作好的PPT，保存到另一个地方时，会发现，原先弄得好好的字体，居然变了。那是因为电脑中，没有安装有原先编辑的字体，导致字体丢失，那我们可以将字体也保存下来。

（1）点击PPT左上角的“文件——选项”。
（2）在弹出的PowerPoint窗口中，选择左侧的“保存”选项。
（3）然后往下拉，勾选“将字体嵌入文件”，完成后点击“确定”就行。
要是在编辑PPT后，内容需要展示给其他人观看，但是不希望其他人更改内容的话，可以对PPT的格式进行更改，比如讲PPT转换为PDF。

文档格式的转换，借助迅捷PDF转换器就可以实现。

5、屏幕截图

有时候在编辑PPT文件的时候，再要返回去界面上截图无疑还是有点麻烦的，那我们可以直接借助PPT上的屏幕截图功能来操作。

（1）点击PPT菜单栏上的“插入”，然后在图像中，可以看到“屏幕截图”功能。
（2）点击“屏幕截图”后，会看到一个“可用视窗”，我们打开的一些软件界面图，点击选择就可以将图片直接添加到PPT上。
（3）要是想要自己再进行截图的话，可以点击下方的“屏幕剪辑”，然后裁剪自己需要的图片。

6、演讲者视图

要是需要通过PPT来进行演讲的话，那开启“演讲者视图”，可以方便讲解人员查看一些备注信息。

（1）在PPT的菜单栏中，点击“幻灯片放映”，然后会看到一个“使用演示者视图”的功能。
（2）一般情况下，要有第二个监视器，也就是投影仪，才能开启演示者视图功能，但是通过按下“Alt+F5”，也可以体验下。
（3）比如在查看到左侧的幻灯片，可以使用计时，以及一些播放幻灯片时的按钮。
（4）在右侧，我们可以查看到下一张幻灯片，而且在下方的备注中，可以添加一些重要信息，这些信息只有我们能够看到的，观众是看不到的。

四、PPT快捷键

很多人在使用PPT的时候，是会用到快捷键的，用快捷键来操作，会更6。

1、常用快捷键
在编辑PPT的时候，有一些常见的快捷键要了解下，比如说复制啊、粘贴啊、剪切啊等等。

2、Ctrl快捷键
Ctrl组合键也是我们经常使用到的快捷键。
3、Alt快捷键

4、F功能快捷键
F功能快捷键也有很多，并且功能也是挺强大的，比如另存为之类的。

5、放映设置

6、绘制调用

7、屏幕转换

五、Excel实用技巧

在我们日常的工作做，只要是牵涉到数据方面的问题，逃不开的肯定就是做一个Excel表格表示，因为Excel表格是我们日常工作中，最能直观体现数据的一个办公软件，所以，几乎每个职场新人，都要接受一次Excel的洗礼。那么小编再和大家分享一些Excel的技巧。

1、窗格冻结
当我们想冻结一整个单元格，让这个表格可以固定显示在屏幕上，不会受到表格滚动影响的时候，我们可以这么做。

比如在下图，我们想让1~9行的表格固定在屏幕上，我们首先选中第10行；
然后我们选择“视图→冻结窗格→冻结拆分窗格”
这个时候，第9行下面多了一根灰色的线，滚动滚轮我们就会发现，表格虽然在移动，但是1~9行，是一直存在在界面上的。

2、打印技巧
如果我们想要打印一份数据，想让它每一页都有表头出现，我们可以这么操作：

“页面布局→页面设置→工作表→选择顶端标题行→确定”
3、条件突出
如果我们，想要让Excel表格中的数字，在某个范围内或者特定的几个数字特别的明显的话，我们可以这么操作：

选中我们的数据，右键单击后依次选择“设置单元格→自定义→[红色][>500];[蓝色][>500]→确定”

这样，我们就可以让我们想要的表格数据，非常明显的突出来。
4、快速填充
快速填充可以让一些不太复杂的字符串处理工作变得更简单。使用单元格填充可以进行复制、可以按照一定的序列规律自动扩展、日期拆分、字符串分列和合并等等以前需要借助公式或【分列】功能才能实现的功能。

比如说，我们现在有这么一个表格~
然后我们想要把“省份”一栏填上，我们可以这么操作：
首先在第一行输入省份“广东”，然后选中剩下的空格，点击“数据→快速填充”，就会变成这样子↓
这个就是Excel快速填充的技巧之一了。

5、数据文本化
有的时候，我们经常都会在Excel中输入身份证的时候，一大串的数字通通变成科学计数法显示，就算我们拉长单元格，依旧是这样子显示，那我们应该怎么办？我们首先选中这些数字，然后按照顺序“单击右键→设置单元格格式→文本→确定”。
点击确定后，如果发现没有变化，双击单元格就可以了~

6、常用函数公式

（1）求和函数
Excel表格求和可以说是非常常用的一个函数公式了，我们在计算成绩或者价目总和的时候就会经常用到。

我们在计算的时候，有几种方法可以使用：

点击总分旁的空白单元格，然后“开始→自动求和”，就可以了

在函数框中输入=SUM（单元格数字区间）然后回车键就可以了。

（2）日期函数
我们平时在Excel表格中，如果需要输入日期的话，我们可以用函数技巧输入：
①、显示当前年份函数：【=YEAR(NOW())】
②、显示当前月份函数：【=MONTH(NOW())】
③、显示当前日期函数：【=DAY((NOW()))】
④、显示当前星期函数：【=TEXT(NOW(),"aaaa")】
⑤、显示当前准确时间：【=TEXT(NOW(),"hh:mm:ss")】
⑥、显示当前年月日：【=TODAY()】
⑦、显示当前年月日和时间：【=NOW()】

（3）条件函数
条件函数也称为IF函数，它的作用就是，让我们快捷的筛选条件，比如说，我们想看成绩是否合格，我们可以这么操作↓

选中空白单元格，在函数输入处输入“=IF(A3>60,"及格","不及格")”然后回车，就可以看到筛选好的条件。

然后我们只需要选中已经出现结果的这个单元格，按住右下角的方框，往下拉，就可以将IF函数套用到所有单元格中。

（4）字符查找函数
用Excel的search函数，可以让我们精确的查找到一个单元格中，指定关键词的位置。

六、Excel快捷键

在Excel中，为了提高工作效率，我们除了熟悉常用的工作技巧以外，还要熟悉我们这些技巧的众多快捷键操作。

1、快速求和
我们刚刚说到的快速求和，我们可以把光标选中空白单元格后，使用快捷键“Alt+=”，然后回车。

2、快速填充
快速填充的快捷使用方式则是，输入第一行后，选中包含第一行内容的单元格，然后按“Ctrl+E”。

3、快速编辑
不知道各位在编辑Excel表格中内容的时候，都是用鼠标双击表格的吗？其实有一个快捷方式，就是选中单元格后，按一下“F2”。

4、快速对比
我们想要快速对比两组数据的相同与否，我们可以直接如图上一样输入数据，如果两个数据不同，空白单元格会显示“FALSE”，反之则显示“TRUE”。

5、改变数字格式
比如你想快速改变数字的格式，比如Ctrl+shift+4就能立刻把数字加上金额符号，因为符号￥和数字4共用了同一个键。

6、在不同的工作表之间快速切换
①、打开excel文档
②、从sheet1切换到sheet2按：Ctrl+PageDown
③、从sheet2切换到sheet1按：Ctrl+PageUp

7、特殊字符快捷键
Excel中，特殊字符的输入，可以依靠快捷键来实现~给大家看看，我们常用的特殊符号快捷键图：